Spara tid och pengar i offentlig upphandling

Många offentliga institutioner överväger just nu att skaffa sig en kvalificerad webbplattform eller intranät. Det vanliga tillvägagångsättet är att man först tillsätter en utredning (förstudie) som definierar vad som ska göras. Sedan handlar man upp allt som behövs från en totalleverantör: grafisk design, informationstruktur, teknisk plattform och implementationshjälp.

Ofta går man ut med en offentlig upphandling och får mellan 40-60 svar som alla måste hanteras, värderas, besvaras och gallras. Till sist står man där med med en totalleverantör - och har ändå köpt grisen i säcken, eftersom processen blivit så ohanterlig att man egentligen inte vet vad man köpt, trots upphandlingen.

Sammanlagt tar upphandlingen kanske 9-12 månader. Om det inte går överstyr förstås... Vi vet t ex flera kommuner som avbrutit sin stora upphandling eftersom den blivit för stor, komplex och ohanterlig. Då tar den upphandlingen kanske 1,5 år innan den är klar ...

Inte blir det billigt... om man räknar alla interna timmar. Vi räknade ut att en kommun i Mellansverige förbukade ungefär 150 000 kronor i interna resurser för att handla upp för 225 000.

En annan metod
Vi har en idé som löser ett antal knutar. Nedan några tankar kring upphandling - och tills sist frågan om man ens behöver upphandla överhuvudtaget... ?

Dela in upphandlingen i flera mindre
De flesta upphandlingsunderlag försöker täcka in allt man behöver köpa för att få ett färdigt informationssystem. Alltså söker man efter ett bolag som har allt, en totalleverantör. Men de riktigt duktiga och kostnadseffektiva bolagen är duktiga bara inom ett eller kanske 2 områden. Att köpa grafisk design av ett teknikbolag är väl som att köpa designmöbler från en bilverkstad...

Varför inte dela in upphandlingen i flera olika upphandlingar - och handla från olika leverantörer:

• Informationsstruktur
• Användarvänlighet och tillgänglighet
• Grafisk design
• Teknisk plattform och implementation

Gör enklare, billigare  och mer kvalificerade förstudier
En post som brukar kosta mycket pengar är förstudien. I och med att den ska täcka allt, tar den lång tid att genomföra. Om man nöjer sig med att göra en förstudie för att definiera informationsstrukturen och tillgänglighet, kan man handla upp dessa två tjänster direkt (om man inte har egna resurser för att skapa informationsstruktur).

Resultatet av det arbetet kan sedan användas som underlag för den grafiska designen. Och arbetet med designen kan användas som underlag när man vill handla upp en implementation. Genom att ta upphandlingen i etapper, blir det mycket enklare, mindre komplext och ekonomiskt träffsäkrare. Om plattformen och dess implementation t ex köps efter att designen är färdig, kan plattformsleverantören ge ett fast på öret pris, eftersom man vet exakt hur designen ser ut.

Det blir mycket enklare för upphandlaren och mycket enklare för leverantörerna. Och den upphandlande parten sparar mycket pengar, både internt och externt.

Utnyttja lokal kompetens
Att dela på upphandlingen innebär också att man kan köpa resurser från geografiskt vitt skilda områden. Den grafiska designen kanske man vill köpa från ett bolag i närheten som kan verksamheten, plattformen från någon som har kvalificerad teknik. Kombinationen fungerar utmärkt. Alla kvalificerade plattformar på marknaden kan hantera i stort sett vilken grafisk design som helst. Inte bara imCMS.

Gör ingen offentlig upphandling - det kostar bara tid och pengar
Ovanstående resonemang får dessutom en annan konsekvens. En ordinär webbplats till t ex en kommun behöver överhuvudtaget inte handlas upp offentligt om man köper från olika leverantörer. Det finns inga skäl att betala över 2 basbelopp för varken grafisk design, informationsstruktur, användarvänlighet eller implementation.

Och använder du imCMS är plattformen gratis.

Slutsats
Dela åtminstone upp upphandlingen i 2 delar:

• Informationsstruktur/tillgänglighet/grafisk design
• implementation/plattform.

Du sparar mycket förstudiepengar, kortar långa upphandlingsprocesser, minskar en kraftig belastning på din egna personal - och du får mycket större kontroll på vad du gör.

Om du vill komma upp snabbt och kostnadseffektivt med din nya hemsida är denna metod suverän. Att bygga informationssystem baserat på webbplattformar och grafisk design kräver inte en enstaka stor insats. För att bli bra krävs det flera, små, snabba beslut och en iterativ utvecklingsprocess. Men det kan du läsa mer om på en annan sida.

Hillar Loor
2003-10-03

>>Läs mer om iterativa utvecklingsprocesser