www.imCMS.net - Så här arbetar vi

Hem

Prova imCMS här och nu!

Ladda ner

Argument för imCMS

imCMS & Offentlig sektor

Varför ger vi bort imCMS?

Case study Gotland

Exempel på kunder och projekt

In English »


Så här arbetar vi - läs om ett typfall

Ibland får vi frågan om vad som är viktigt när man ska bygga internetbaserade system. Det är naturligtvis inte helt enkelt att svara på. Men vi ska ändå försöka ge ett exempel på hur vi arbetar och vad vi prioriterar.

Vår metod baserar sig på en ganska lång erfarenhet som vi fått under ett antal år. Ibland finns en viss bitter eftersmak eftersom det kostat en hel del internt... I början av vår verksamhet insåg vi inte vilka fällor som fanns. Vi trodde att det var tekniken som var problemet - och det var vi ju riktigt duktiga på att lösa.

Men det var fel, det var inte tekniken som var problemet.

Visst var vi duktiga på tekniken, men de verkliga problemen var att försöka förstå vad kunden egentligen ville ha och att dessutom hitta en modell som gjorde det möjligt att bygga just det. Vi insåg ganska snart att varken vi eller våra kunder var särskilt duktiga på att utifrån en förstudie gissa hur ett system verkligen skulle komma att fungera när det var färdigbyggt. Det är extremt svårt att ge konkreta synpunkter på en förstudie och nästan omöjligt att visualisera hur ett system kommer att interagera med sina användare.

Men nu, efter ett antal år tror vi att vi funnit en modell som gör det möjligt att komma snabbare till målet. Metoden vi använder brukar kallas för iterativ programutveckling. Det innebär att man genomför en större utveckling i mindre steg, där varje steg är komplett, fullt funktionsdugligt och kan användas av användaren. Teorin bakom beskriver vi i dokumentet "iterativ utveckling - om utvecklingsmetoder".

Nedan ett fiktivt exempel på hur man kan använda iterativ metodik för att bygga internetbaserade system.

Uppdraget
Vårt uppdrag är att bygga ett intranät till ett företag med ca 10 avdelningar spridda över Sverige. I en konventionell utveckling hade man börjat med att göra en stor förstudie över hur samtliga avdelningar fungerar och vilka deras behov var. Sedan hade man byggt en principiell struktur, en grafisk design och till sist programmerat hela systemet. Hade vi gjort det hade vi visserligen fått fram ett intranet, men vi hade omedelbart fått börja förändra det eftersom det inte hade svarat mot organisationens behov. Avståndet mellan förstudien och det färdiga resultatet hade blivit alldeles för långt och användarnas synpunkter skulle ha kommit på tok försent i processen.

Vår modell

Den första iterationen
Vi börjar med en kort förstudie. I den kontrollerar vi att vår teknik inte kolliderar med något av det som företaget har i sitt nät utan att det istället är utvecklingsbart tillsammans. Sedan börjar arbetet med att installera ett provisoriskt intranät, dvs installera vårt publiceringssystem imCMS med standardutseende. Nu har företaget början till ett intranät komplett med all teknik som företaget behöver.

Sedan börjar det verkliga arbetet. Företaget har bestämt att vi ska börja arbeta med en avdelning. Avdelningen har tillsatt en projektledare med uppgift att samla in dokument och filer som avdelningens personal anser vara viktiga att ha på ett intranät. Utifrån dessa uppgifter diskuterar vi fram en informationsstruktur som passar för informationsmängden. Grundstrukturen är enkel. Det finns 8-10 huvudrubriker, med ett antal underrubriker. När vi vet hur den första strukturen ska se ut lägger vi in den i systemet. Detta tar inte lång tid.

Sedan lägger vi helt enkelt in dokumenten - och mer dokument läggs in av projektledaren och några av avdelningens personal. Tidsåtgången för att lägga in ett dokument är ungfär en halv till en minut per dokument.

Nu börjar systemet likna ett intranät och vi modifierar utseendet lite för att det mer ska svara mot företagets profil. Arbetet så långt har till stora delar utförts av avdelningens egna ansvariga med tekniskt stöd från oss.

Sedan kommer vi till den viktigaste fasen - systemet utvärderas i sitt första skick av såväl avdelningens personal som av andra avdelningars personal. Tanken är ju att samtliga avdelningar på företaget ska gå in i en liknande struktur.

I utvärderingen kan vi konstatera att vi i huvudsak träffat rätt, men att vissa modifikationer behöver göras i strukturen. Detta rättas till på ungefär en dag.

Nu finns det ett intranät som den första avdelningen kan använda, helt baserat på erfarenhet från avdelningens egna personal. Det är dags att skapa nästa avdelning.

Den andra, tredje, fjärde ... iterationen
Arbetet fortsätter med nästa avdelning, och sedan nästa, på precis samma sätt som det första. Så småningom är det dags att försöka skapa en ny informationsstruktur. Avdelningarna har upptäckt att det ínte är avdelningsvis man vill ha sina dokument. Den nya strukturen skapas utifrån ett processtänkande - varje processsteg får en huvudrubrik och under huvudrubriken samlas ett antal dokument. Att modifiera strukturen tekniskt tar någon dag. Det svåra är att diskutera och förankra den nya strukturen. Diskussionen är ändå relativt enkel i och med att personal och ansvariga medverkat i processen ända från början. De kan själva föreslå förändringar - och också utföra dem.
Efter att en ny processinriktad struktur genomförts - sker en ny utvärdering.

Den sista iterationen...
När samtliga avdelningar och processer fått sin del av intranätet är det dags att göra en totalrevision av systemet. En liten referensgrupp från företaget får arbeta igenom strukturen och modifiera där det krävs. Arbetet tar några dagar, sedan sker den tekniska modifieringen. Också den tar några dagar eftersom det nu är ganska många dokument i systemet.
Och till slut har vi ett färdigt intranät med några tusen dokument. Som varit i användning nästan ända sedan vi började bygga den - och som hela personalen väl känner till.
Nu går projektet in i en förvaltningsfas med mindre förändringar som görs några gånger om året. Ända tills någon vill ha en större modifiering. Då genomför vi en ny iterationen.

Vilka är fördelarna med vår metodik?
Det finns ett antal fördelar med att arbeta iterativt.

Det krävs ingen stor förstudie, som tar mycket tid och som ändå inte kan täcka in det verkliga behovet
Alla erfarenheter man gör när man bygger systemet tas omgående tillvara och påverkar nästa fas av projektet. Projektet "rättar" sig själv.
Användarna, dvs de som ska såväl lägga in data som använda data, kommer med i utvecklingsprocessen. De ser något som är verkligt, som fungerar, och kan därför ha verkliga konkreta synpunkter på det som är byggt.
Man kommer snabbare till målet
Det är mycket enklare att dela ansvaret mellan uppdragsgivare och systembyggare eftersom projektet till stora delar inte betraktas som ett tekniskt utan som ett organisatoriskt projekt.
Det blir i längden billigare att komma rätt från början

Vilka tekniska verktyg stöttar vår arbetsmetodik?
Vi använder vår webbplattform imCMS.
imCMS är mycket lätt att modifiera, vilket innebär att såväl funktions-, design- och strukturförädnringar kan genomföras snabbt. Det innebär att tekniken inte är en trång sektor i genomförandet. imCMS är mycket lätt att anpassa till de krav man kommer fram till i arbetsprocessen.

Utbildningstiden för imCMS är kort. Ofta räcker det med några timmar för att visa hur hela systemet fungerar och hur man gör modifieringar. Starttröskeln är mycket låg.

Det är lätt för kunden att bestämma vilka delar i ett projekt man själv vill svara för. Om man har tillgång till grafiska designers kan dessa enkelt lära sig att bygga imCMS mallar, om man har tillgång till projektledare kan dessa strukturera om materialet med ett minimum av utbildning, om man har tillgång till en kvalificerad IT-avdelning med programmerare kan dessa bygga tilläggsfunktioner.

Självklart ställer vi upp med den övriga kompetens som företaget behöver.

imCMS levereras med öppen källkod om kunden så önskar. Då blir det enkelt att anpassa systemet till andra system, skriva till funktioner, använda imCMS funktioner i andra system etc.

Och det bästa av allt, eftersom vi levererar imCMS licensfritt och med öppen källkod, blir det mycket kostnadseffektivt att använda imCMS som plattform för ett intranät eller en webbportal.

Hillar Loor
2003-02-17

Aktuellt

Gotlandska.se har bytt till imCMS